TIETOSUOJA­SELOSTE
8.3.2021 alkaen

Yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) ja tietosuojalain (2018/1050) (jäljempänä yhdessä ”Tietosuojalainsäädäntö”) mukainen tietosuojaseloste.

REKISTERIN­PITÄJÄ

WestStar Oy, aputoiminimi Kontio Perintä (jäljempänä ”Kontio”)
Y-tunnus: 2223699-7
Osoite: Aleksanterinkatu 17 B, 15110 Lahti
Asiakaspalvelu: +358 50 502 4296

REKISTERI­ASIOIDEN YHTEYS­HENKILÖ

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö: Tietosuojavastaava
Sähköposti: tietosuoja@weststar.fi

REKISTERIN NIMI

HENKILÖ­TIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Ammattimaisena perintätoiminnanharjoittajana Kontio käsittelee pääasiassa perintätoimeksiantojen yhteydessä saamiansa ja keräämiänsä asiakkaiden ja velallisten henkilötietoja Tietosuoja-asetuksen (2016/689) tarkoittamana rekisterinpitäjänä.

Rekisterin tarkoituksena on mahdollistaa sekä vireillä olevien että päättyneiden perintäasioiden käsittely, seuranta, hallinta sekä perintätoimenpiteistä päättäminen, laskutus sekä asiakkaiden tunnistaminen. Käytössä oleviin perintäjärjestelmiin rekisteröidään perintätoimeksiannot, niihin liittyvät riita- ja rikosasioiden oikeudenkäynnit; konkurssi-, velkajärjestely- ja yrityssaneeraus- ja konsultaatioasiat. Järjestelmiin sisältyy myös myyntireskontratietojen hallinta ja ylläpito sekä tietoja kirjanpitoaineistosta ja maksuliikenteestä. Tietojen käsittely perustuu aina joko sopimukseen, suostumukseen, kulloinkin voimassa olevaan lakiin tai oikeutetun edun suojaamiseen. Asiakasrekisteriin tallennetaan ainoastaan tarpeelliset tiedot.

Kontion tavanomaiseen liiketoimintaan liittyvät henkilötietojen käsittely lisäksi, käsittelemme rekrytoinnin yhteydessä työnhakijoidemme henkilötietoja.

Käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseen sisältyvät ainakin:

• rekisteröityjen yksilöinti ja tunnistaminen
• yhteystietojen hallinnointi
• laskutus ja perintätoimenpiteet
• sopimuksen toteuttaminen, palvelujen hallinnointi ja varmistaminen
• Asiakaspalvelu, johon kuuluu muun muassa asiakaspalautteen käsitteleminen, asiakasviestintä ja muu asiakassuhteiden hoitamiseen ja hallinnointiin liittyvät kulloinkin tarpeelliset toimenpiteet.
• hallinnolliset tarkoitukset, kuten sisäisten järjestelmien ja sovellusten turvaaminen ja ylläpitäminen
• liiketoiminnan ja järjestelmien kehittäminen, mukaan lukien testaus
• anonymisoidun datan analysointi palveluiden kehittämiseksi ja tehostamiseksi
• Lakiin perustuvien ja viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten säilytys-, raportointi- ja kyselyvelvoitteiden tai muiden lakisääteisten sitovien velvoitteiden hoitaminen. Lakiin perustuvia käsittelyvelvoitteita voi johtua muun muassa laista rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä ja selvittämisestä, kuluttajansuojalaista, kirjanpitolaista ja tietosuojalaeista.
• rekrytointiprosessiin liittyvien toimenpiteiden suorittaminen
• tietojen luovutus jäljempänä eritellyn mukaisesti
• Rekisterinpitäjän ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden markkinointiviestinnän toteuttaminen, kohdentaminen ja seuranta mukaan lukien tässä tarkoituksessa tapahtuvat sähköinen suoramainonta, etämyynti tai muu suoramarkkinointi sekä mielipide- ja markkinatutkimus taikka muut näihin rinnastettavat osoitteelliset lähetykset sekä markkinointikilpailujen järjestäminen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Sähköistä suoramarkkinointia ei kohdenneta velallisasiakkaille.
• ongelmatilanteiden ja väärinkäytösten ehkäisy ja selvittäminen

Rekisterin sisältämiä asiakastietoja voidaan Tietosuojalainsäädännön sallimissa rajoissa käyttää rekisterinpitäjän ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden ja näiden yhteistyökumppanien markkinointiin, markkinatutkimuksiin sekä markkinointikilpailujen järjestämiseen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteriin tallennetaan tietoja kussakin tilanteessa vain siinä laajuudessa, kuin se on tarpeen.

Asiakkaan perustiedot ja yksilöivät tunnisteet:

• nimi
• henkilötunnus ja sukupuoli
• osoite
• puhelinnumero
• sähköposti
• pankkiyhteystiedot
• muut asiakkaan antamat tiedot

Asiakkuuteen liittyvät tiedot:

• asiakkuuden alkamisajankohta
• tiedot asiakkaalle lähetetyistä ilmoituksista
• IP-osoite, josta asiakas on ottanut yhteyttä palveluun
• laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
• maksuttomien palvelujen käyttö (esim. uutiskirjeet)
• rekisteröityyn kohdistetut ja muut edut ja kampanjat sekä niiden käyttö (mukaan lukien rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneiden kampanjoihin liittyvät tiedot)
• suoramarkkinointiluvat ja -kiellot sekä markkinoinnin kohdentamiseen liittyvät tiedot

Lainsäädäntövelvoitteiden täyttämisen edellyttämiä tietoja, kuten

• rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain velvoitteiden täyttämisen edellyttämät tarpeelliset tiedot

SÄÄNNÖN­MUKAISET TIETO­LÄHTEET

Rekisterin tietolähteinä toimivat asiakkaan ilmoittamat tiedot, Kontion tarkistamat tiedot (Bisnode Finland Oy, Suomen Asiakastieto Oy, Väestörekisterikeskus, yksityishenkilöiden nimi- ja osoitetietoja välittävät yritykset) ja palvelun ylläpidon yhteydessä muutetut tiedot.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden rekistereistä, väestötietojärjestelmästä, luottotietorekistereistä sekä muista vastaavista tietopalveluja tarjoavista julkisista tai yksityisistä rekistereistä ja tietolähteistä, sekä rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta.

SÄÄNNÖN­MUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Henkilötietoja ei luovuteta muutoin ulkopuolisille, lukuun ottamatta:

• viranomaisia lakisääteisissä tapauksissa;
• tuomioistuimen päätöksen nojalla; ja
• rekisterinpitäjän laskutuksesta ja perinnästä vastaavaa yritystä.

Henkilötietoja luovutetaan lähinnä tuomioistuimelle asian käsittelyn yhteydessä ja ulosottoviranomaisille täytäntöönpanotoimenpiteitä varten. Lisäksi velallista koskevia tietoja luovutetaan kunkin velan toimeksiantajalle ja tietyissä tapauksissa luottotietorekisterinpitäjälle.

Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle. Siinä tapauksessa, että jossain tapauksessa olisi tarve siirtää tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle, ryhtyy Kontio riittäviin toimiin varmistaakseen, että tiedot on suojattu yhtä vahvasti kuin EU/ETA-alueella. Tämä varmistetaan muun muassa sopimusvelvoittein. Perinnässä tietojen EU/ETA-alueen ulkopuolelle lähettäminen voisi tulla kyseeseen esimerkiksi kansainvälisen perinnän tilanteessa, jossa käytetään paikallista yhteistyökumppania.

REKISTERIN SISÄINEN KÄYTTÖ JA AUTOMAATTINEN KÄSITTELY

Manuaalinen aineisto säilytetään asianmukaisesti lukituissa tiloissa. Sähköisesti tallennettu tieto säilytetään asianmukaisesti suojatussa, käyttäjätunnistuksen vaativassa tietojärjestelmässä. Tiedot käsitellään luottamuksellisesti, eivätkä niihin pääse käsiksi yrityksen ulkopuoliset tahot.

Rekisteri sijaitsee suojatussa ja valvotussa laitetilassa. Rekisterinpitäjän henkilöstöllä on vaitiolovelvollisuus liittyen rekisterin tietoihin ja pääsy rekisteriin on teknisesti ja fyysisesti suojattu.

Kontion liiketoiminnassa ei käytetä automatisoitua päätöksen tekemistä.

REKISTERI­TIETOJEN SÄILYTYSAIKA JA HÄVITTÄMINEN

Rekisteröidyn tiedot poistetaan, kun laki ei enää edellytä niiden säilyttämistä. Säilyttämisaikaan vaikuttavia lakeja ovat kirjanpitolaki (1997/1336) sekä laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017). Tavanomaisesti tietoja säilytetään 10 vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

Työnhakijoiden hakemuksia liitteineen säilytetään 12 kuukauden ajan hakemuksen jättämisestä. Työnhakijan tietojen säilyttäminen perustuu suostumukseen, eli työnhakija voi koska tahansa ilmoittaa, mikäli hän haluaa tietojensa poistamisen tapahtuvan aiemmin.

Manuaalinen aineisto hävitetään tuhoamalla fyysiset asiakirjat. Sähköisesti tallennettu tieto hävitetään tuhoamalla asianmukaiset tiedostot.

REKISTERÖIDYN INFORMOINTI

Rekisteröityä informoidaan henkilötietoja kerättäessä tällä tietosuojaselosteella, joka on saatavissa rekisterinpitäjän toimipaikassa sekä internet-sivuilla.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Tarkastusoikeus ja pääsy omiin tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkistaa, mitä itseään koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle, jonka yhteystiedot löytyvät tämän selosteen alusta.

Rekisteröidylle ilmoitetaan tiedot, joita hänestä on mahdollisesti tallennettu, mihin tietoja käytetään ja mihin niitä mahdollisesti luovutetaan.

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen todistus, josta ilmenee ne lailliset syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty.

Oikeus vaatia tietojen poistamista tai korjaamista

Mikäli tallennetussa tiedossa on virhe, se on tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut, on rekisteröidyllä oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista ottamalla yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan henkilöön.

Rajoittamis- ja vastustusoikeus

Rekisteröity voi vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan tai lopettamaan kokonaan häntä koskevien henkilötietojen käsittelyn laissa säädetyin perustein. Mikäli Kontiolla kuitenkin on laillinen perusteltu syy tällaisten henkilötietojen käsittelyyn, ei rajoitusta tai kieltoa tarvitse noudattaa.

Siirto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada ne häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, jos käsittely perustuu suostumukseen tai rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen, ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

Suostumuksen peruutus

Niissä tilanteissa, joissa Kontion henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa tällainen suostumus, milloin tahansa.

Oikeus esittää huomautuksia ja valitus viranomaiselle

Rekisteröity voi lähettää yhteydenottopyynnön tai kysymyksen yllä mainittuun osoitteeseen tai suoraan rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Rekisteröidyllä on myös oikeus reklamoida henkilötietojen käsittelystä.

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta valvova viranomainen on Tietosuojavaltuutettu (Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki), jonne voi myös olla yhteydessä henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa (www.tietosuoja.fi).

KUINKA SAAT TIEDON TIETOSUOJA­SELOSTEEN MUUTTUMISESTA

Päivitämme Tietosuojaselostetta tarvittaessa toimintamme ja Palveluidemme kehittymisen myötä. Kehotamme säännöllisesti tarkistamaan uusimman version selosteesta verkkosivuiltamme.

EVÄSTEET

Eväste (cookie) on tunnistetiedosto, jonka palvelu lähettää koneellesi. Evästeiden avulla hallitaan palvelutapahtumaa. Kontio käyttää evästeitä vain parantaakseen käyttäjäkokemuksia ja palvelun yleistä tasoa sekä analysoidakseen www-sivustonsa käyttöä markkinointia ja laaduntarkkailua varten.

Kontio saattaa käyttää myös kolmannen osapuolen evästeitä siinä tarkoituksessa, että Kontion yhteistyökumppani voi tukea Kontiota esimerkiksi sen www-sivustojen käytön analysoimisessa ja arvioimisessa.

Rekisteröity voi halutessaan muuttaa web-selaimensa asetuksia niin, että joko kaikki tai vain sellaiset evästeet, jotka eivät tule suoraan Kontion palvelusta, tulevat estetyiksi. Rekisteröity voi halutessaan muuttaa selaimensa asetuksia myös niin, että hän saa tiedon evästeiden kulloisestakin käyttämisestä. Jos kaikki evästeet on estetty, Kontion palvelu voi lakata toimimasta joko kokonaan tai osittain.