Yrityksen luottopolitiikka ja luottotappioriskien hallinta

Yrityksen luottopolitiikka on ennaltaehkäisevää luottoriskien hallintaa, jonka tavoitteena on välttää luottotappioita ja pitää erääntyneiden myyntisaamisten taso hyväksyttävän alhaisella tasolla. Toimivan luottopolitiikan avulla voidaan onnistuneesti kasvattaa ja tukea myyntiä. Jokaisen yrityksen, joka myy tuotteita tai palveluita luotolla asiakkailleen, tulee kiinnittää huomiota luottopolitiikkaan, sekä noudattaa sitä organisaation jokaisessa yksikössä.

Luottopolitiikan luominen

Luottopolitiikassa tulee aina huomioida yrityksen toimiala, koko, yrityksen asiakaskunta ja alalla vallitseva taloustilanne. Vaikka luottopolitiikkaa ei olisi erikseen rakennettu, on useimmilla yrityksillä käytössään jonkinlainen toimintatapa luoton myöntämisessä, joka on hioutunut vuosien kuluessa. Virallisen ja dokumentoidun luottopolitiikan luominen ja jalkauttaminen yritykseen yhtenäistää luottoprosessia, vähentää luottotappiota parantaa myyntisaatavien kiertoa.

Toimivan luottopolitiikan luomisessa kannattaa huomioida 5 asiaa:

1. Asiakasvalinta
2. Sopimuspolitiikka
3. Laskutusprosessi
4. Saatavien seuranta ja perintä
5. Organisaation sitouttaminen

Asiakasvalinta

Toimivan luottopolitiikan lähtökohtana on asiakkaan taustojen ja taloudellisen tilanteen selvittäminen. Tänä päivänä lähes jokainen yritys tarkastaa asiakkaiden taustat ennen luoton myöntämistä, jotta yritys välttää resurssien käyttämisen asiakkaaseen, joka on yritykselle tappiollinen.

Tarvittavien tausta- ja luottotietojen hankkimatta jättäminen on riski. Mikäli asiakkaan taustoja ei tarkasteta, yritys voi joutua huonoon sopimussuhteeseen tai käyttää turhaan resursseja sopimusneuvotteluihin, joiden aikana asiakkaan maksukyky ilmenee.

Luottopolitiikkaan kannattaa siis kirjata vähintään ne toimenpiteet, kuinka asiakkaan taustat tarkastetaan, millä perusteilla luottopäätös tehdään ja miten asiakaskohtainen luottoraja määritellään.

• Kuinka asiakkaan taustat ja maksukyky tarkastetaan
• Millä perusteilla luottopäätös tehdään
• Miten riskiluokat ja muut tiedot, kuten yrityksen maksuviiveet vaikuttavat luottopäätökseen
• Miten asiakkaan luottorajat määritellään
• Kuka myöntää ja hyväksyy luottopäätökset

Sopimuspolitiikka

Sopimuspolitiikka on yrityksestä riippuen usein laaja kokonaisuus. Luottopolitiikassa on hyvä kirjata muun muassa mitä sopimuksia yrityksellä on käytössä ja kenen vastuulla sopimusten laatiminen on.

Jos yrityksen sopimuspolitiikkaan kuuluu vakuusjärjestelyjä, on tärkeää varmistaa, että vakuuden todellinen arvo on riittävä ja sopiminen tapahtuu oikeaoppisesti, sekä kirjallisesti. Vakuusjärjestelyillä on mahdollista minimoida tai jopa poistaa luottotappioriskit. Luottopolitiikassa voidaan esimerkiksi määritellä, millaisia vakuuksia yritys hyväksyy.

Toimitussopimuksen ehdoilla voidaan vaikuttaa riskienhallintaan sisällyttämällä sopimukseen sanktioita tai palkkioita, joilla voidaan motivoida maksuvaikeuksissakin olevaa sopimuskumppania maksamaan laskunsa. Käytännössä näiden tarkoituksena on saada velallinen priorisoimaan yrityksen laskut muiden edelle. Sopimusehdoilla voidaan myös pidättää omistusoikeus toimitettavaan tuotteeseen, jolloin toimitettu, mutta maksamaton tuote voidaan hakea takaisin. Tämä suojakeino kuitenkin edellyttää, että ehdosta on sovittu oikein.

Maksuehtoa säätää laki kaupallisten sopimusten maksuehdoista, joka määrittelee elinkeinoharjoittajien ja hankintayksiköiden maksuehdoista. Maksuajan pituudella on suora vaikutus yrityksen maksuvalmiuteen ja kannattavuuteen, joten jo sopimusneuvotteluissa tulisi pyrkiä saamaan maksuehto mahdollisimman lyhyeksi ja realistiseksi. Pitkäkestoisessa projektiluontoisessa toimituksessa on erityisesti kiinnitettävä huomiota, mikä on makuvelvollisuuden laukaiseva tekijä ja sopia tästä kirjallisesti. Välivaiheiden ja lopputuloksen tarkastamiselle on hyvä asettaa aikarajat, minkä puitteissa tilaajan on tarkastettava ja hyväksyttävä suoritus, joka käynnistää maksuvalmiuden.

Riittävän lyhyet maksuehdot, ennakkomaksut ja maksuaikataulut ovatkin olennainen osa luottoriskien minimointia.

• Millaisia sopimuksia yritys käyttää
• Kuka laatii sopimukset ja vastaa päivittämisestä
• Miten sopimukset dokumentoidaan ja säilytetään
• Ovatko sopimukset lain- ja ajantasalla

Laskutusprosessi

Tehokas laskutusprosessi on tärkeä kassanhallinnan ominaisuus, sillä jokainen päivä ennen laskun lähettämistä viivästyttää saatavan kotiutumista yrityksen tilille. Luottopolitiikassa on hyvä selvittää miten yritys laskuttaa asiakkaitaan, miten reklamaatiot käsitellään ja missä tilanteissa voidaan myöntää lisämaksuaikaa.

Laskutuksen oikeellisuutta on myös seurattava aktiivisesti, sillä reklamaatiot ja hyvityslaskut kuluttavat yrityksen resursseja ja pidentää saatavien kiertoaikaa. Mikäli yrityksen resurssit eivät ole riittävät tehokkaaseen laskutusprosessiin, on laskutuksen ulkoistaminen myös mahdollista.

• Laskutussykli ja laskutusviive
• Reklamaation käsittely
• Lisämaksuajan myöntäminen
• Maksusopimuksen tekeminen
• Viivästyskorko ja korkoprosentti

Saatavien seuranta ja perintä

Luottopolitiikkaan on myös hyvä kirjata, kuinka yrityksen myyntisaatavia seurataan säännöllisesti ja miten viivästyneiden saatavien kohdalla toimitaan. Yleisesti nopeus on valttia, joten mitä nopeammin maksuviiveisiin reagoidaan, sitä todennäköisemmin voidaan minimoida luottotappioita.

Yrityksen luottopolitiikkaan kannattaa siis kirjata, kuinka usein saatavia tarkastellaan, sekä milloin ja miten lähetetään muistutus avoimesta saatavasta. Yrityksen on myös hyvä määritellä mihin toimenpiteisiin se ryhtyy itse ja missä vaiheessa saatava viedään perintätoimistolle.

Perintäpalveluja arastellaan usein turhaan ajatellen, että perintä karkottaa asiakkaan. Jos yrityksellä on toimiva luottopolitiikka, saatavien seuranta ja perintä viestii asiakkaalle tehokkaasta toiminnasta. Monesti perinnän käyttäminen auttaa asiakasta ymmärtämään, että yrityksen kanssa ei voi vitkutella ja korjaa maksukäyttäytymistä.

• Reskontra ja luotonvalvonta
• Oma perintäprosessi
• Luottotietoyhtiön valvontapalvelu
• Perintätoimiston käyttö

Organisaation sitouttaminen

Hyvin laadittu luottopolitiikka ei itsestään minimoi luottotappiota, vaan se pitää jalkauttaa koko organisaatioon ja varmistaa että koko yrityksen henkilöstö sitoutuu yhtenäisesti noudattamaan luottopolitiikkaa.

Luottopolitiikan noudattaminen auttaa yritystä toimimaan yhtenäisesti ja samoilla säännöillä, jolloin vältytään turhilta riskeiltä ja minimoidaan pakolliset riskit mahdollisimman alhaiselle tasolle. Yhtenäinen rintama viestii positiivisesti yrityksen toiminnasta, niin organisaation sisällä, kuin asiakkaille.

Luottopolitiikan päivittäminen ajan tasalle

Luottopolitiikan tulee olla ajantasainen ja vastata yrityksen sen hetkistä myyntiprosessia, sekä yleistä maailmalla ja omalla alalla vallitsevaa taloustilannetta. Vanhentuneella luottopolitiikalla toimiminen lisää yrityksen luottotappioriskiä.

Kysy nämä kysymykset yrityksen luottopolitiikasta:

1. Huomioiko nykyinen luottopolitiikka toimialan, volyymin, asiakaskunnan ja alan yleisen taloustilanteen?
2. Varmistetaanko asiakkaan taustat ja maksukyvyn riittävällä tasolla?
3. Seurataanko myyntisaatavien tilaa riittävän aktiivisesti?
4. Ovatko kassanhallintaprosessit tehokkaita ja ajan tasalla?
5. Onko jokainen organisaation jäsen sitoutunut luottopolitiikkaan?
6. Mikä on yrityksen luottotappioiden sietokyky ja -halu?