Näin verkkolasku toimii

Verkkolaskutus on ajankohtainen aihe, sillä 1.4.2020 alkaen tulee voimaan laki, joka velvoittaa yritykset lähettämään laskut verkkolaskuina asiakkaan pyytäessä. Verkkolasku on terminä hieman tuntematon ja sekoittuu helposti sähköpostilaskun ja e-laskun kanssa. Tässä blogissa käymme läpi missä tapauksessa yritykset ovat velvollisia lähettämään verkkolaskun, miten se käytännössä toimii ja miten verkkolaskun lähetys onnistuu.

Sisältö:

Mikä on verkkolasku?
Mitä verkkolaskulaki 2020 muuttaa?
Mitä verkkolaskuoperaattori tarkoittaa?
Mikä on verkkolaskuosoite?
Miten saan selville vastaanottajan verkkolaskuosoitteen?
Miten lähetän verkkolaskun?
Miten verkkolaskun vastaanotto tapahtuu?
Onko verkkolasku, e-lasku ja sähköpostilasku sama asia?
Paljon verkkolaskutus maksaa?
Mitä hyötyä verkkolaskuista on?

Mikä on verkkolasku?

Verkkolasku on sähköinen lasku, joka siirtyy verkkolaskuoperaattorin avulla vastaanottajalle digitaalisessa ja koneluettavassa muodossa. Verkkolasku termiä käytetään puhuttaessa laskusta, joka lähetetään yritykselle tai muulle organisaatiolle suoraan verkkolaskutusta tukevaan taloushallintojärjestelmään. Laskua ei siis tarvitse tulostaa tai skannata, mutta tarvittaessa verkkolaskusta voidaan myös muodostaa tietokoneen näytölle paperilaskua muistuttava näkymä.

Sähköpostitse lähetettävä pdf-lasku tai muussa muodossa oleva lasku ei ole verkkolasku, sillä se ei ole koneluettava.

Mitä verkkolaskulaki 2020 muuttaa?

Vaikka verkkolaskutus on tällä hetkellä ajankohtaista monelle yritykselle, ei se ole aivan uusi asia. Verkkolaskuja on välitetty Suomessa jo vuodesta 1999 alkaen ja laki on jo pitkään antanut julkishallinnolle mahdollisuuden vaatia toimittajiltaan laskut sähköisinä.

Huhtikuussa 2020 voimaan tuleva verkkolaskulaki tarkoittaa käytännössä sitä, että yritysasiakkaat ja muut organisaatiot voivat vaatia laskuttajalta verkkolaskua ja yrityksen on kyettävä vastaanottamaan verkkolaskuja. Laki ei koske yrityksiä, joiden liikevaihto on alle 10 000 euroa tai jotka myyvät palveluitaan vain kuluttaja-asiakkaille.

Laskun vastaanottajalla on oikeus jopa hylätä muussa muodossa lähetetyt laskut, mikäli he ovat pyytäneet verkkolaskua. Mahdollisuus lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja on siis pakollinen yrityksille, jotka asioivat yritysten ja organisaatioiden kanssa.

Mitä verkkolaskuoperaattori tarkoittaa?

Verkkolaskuoperaattori tarkoittaa sähköistä laskunvälittäjää, joka toimii lähettäjän ja vastaanottajan välissä. Tavallaan verkkolaskuoperaattoria voi verrata postitoimistoon, joka välittää lähetetyt laskut oikeaan osoitteeseen ja josta voit hakea yritykselle saapuneet laskut.

Tunnettuja verkkolaskuoperaattoreita ovat esimerkiksi Maventa, Basware ja OpusCapita. Operaattorien lisäksi verkkolaskuja välittävät myös kaikki suomalaiset pankit, joiden verkkolaskuverkkoa kutsutaan yleisesti pankkiverkoksi.

Mikä on verkkolaskuosoite?

Verkkolaskuosoite on osoite, joka kertoo minne voi vastaanottaa verkkolaskuja. Verkkolaskun osoitteen muodostaa kaksi osaa, eli varsinainen verkkolaskuosoite ja operaattoritunnus

Verkkolaskuosoite voi olla OVT-tunnus, joka muodostuu Suomen verohallinnon tunnuksesta 0037 sekä yrityksen y-tunnuksesta ilman väliviivaa, IBAN-tunnus tai verkkopalvelutunnus.

Yleisimmät verkkolaskuosoitteiden muodot ovat:

OVT-tunnus: 003712345678
IBAN-tunnus: FI2112345600000785
Verkkopalvelutunnus: TE003712345678

Miten saan selville vastaanottajan verkkolaskuosoitteen?

Mikäli asiakas on ilmoittanut vastaanottavansa verkkolaskuja, on samassa yhteydessä todennäköisesti ilmoitettu verkkolaskuosoite ja operaattoritunnus. Jos et tiedä vastaanottajan verkkolaskuosoitetta, sitä voit etsiä helposti kansallisesta verkkolaskuosoitteistosta, johon on kerätty lähes kaikkien suomalaisten yritysten verkkolaskuosoitteet.

Luotettavin tapa on kuitenkin varmistaa ajantasainen osoite suoraan laskun saajalta tai esimerkiksi yrityksen nettisivuilta. Osoitteen on oltava täysin oikein, jotta verkkolasku menee perille.

Miten lähetän verkkolaskun?

Verkkolaskun lähettäminen onnistuu yhtä helposti kuin perinteisen paperi- tai sähköpostilaskun lähettäminen, kun käytössä on verkkolaskutusta tukeva laskutusohjelma. Kun lasku on syötetty ohjelmaan normaaliin tapaan, laskun lähetystavaksi valitaan verkkolasku. Tämän jälkeen tarvitset vain asiakkaan verkkolaskuosoitteen ja operaattoritunnuksen.

Laskutusohjelmasta riippuen saatat tarvita myös erillisen operaattoritunnuksen, joka välittää laskun perille. Useimmissa laskutusohjelmissa on kuitenkin valmis yhteys johonkin verkkolaskuoperaattoriin.

Miten verkkolaskun vastaanotto tapahtuu?

Verkkolaskujen vastaanottaminen onnistuu, kun yrityksellä on käytössä verkkolaskutusta tukeva taloushallintojärjestelmä. Yritykset ja organisaatiot vastaanottavat verkkolaskut tyypillisesti sähköiseen ostoreskontraan. Kuluttajille lähetetty sähköinen lasku, eli e-lasku vastaanotetaan yleensä verkkopankkiin.

Onko verkkolasku, e-lasku ja sähköpostilasku sama asia?

Verkkolasku, e-lasku ja sähköpostilasku eivät ole sama asia, vaikka kaikista näistä saatetaan eri asian yhteyksissä käyttää termiä sähköinen lasku.

Verkkolasku tarkoittaa koneluettavassa muodossa, tyypillisesti XML-muodossa lähetettyä laskua, jonka vastaanottava ostoreskontrajärjestelmä pystyy vastaanottamaan ja lukemaan.

Sähköpostilasku on tyypillisesti PDF-muodossa sähköpostiin lähetettävä lasku, joka tulee manuaalisesti siirtää yrityksen taloushallintojärjestelmään. Sähköpostilasku ei siis ole verkkolaskulain mukainen verkkolasku.

E-lasku on kuluttajan vastaanottama verkkolasku, joka tulee suoraan verkkopankkiin kuluttajan hyväksyttäväksi ja maksettavaksi.

Paljon verkkolaskutus maksaa?

Verkkolaskun hinta muodostuu verkkolaskujen lähettämiseen tai vastaanottoon käytettävän ohjelman hinnoittelusta ja paljonko verkkolaskuja lähetetään. Verkkolaskutuksen hintaan vaikuttaa myös operaattori, joista osa veloittaa asennus- ja kuukausimaksuja palvelusta. Tyypillisesti verkkolaskun lähettäminen maksaa noin 0,30-0,60 euroa.

Mitä hyötyä verkkolaskuista on?

Verkkolaskun lähettäminen on halvempaa niin laskun lähettäjälle kuin vastaanottajalle. Kaikki siis hyötyvät erityisesti verrattuna perinteiseen paperilaskuun, jonka hinta nousee suhteellisen korkeaksi, kun huomioidaan kaikki postikulut, kirjekuoret, kopiopaperi ja laskun manuaalisen käsittelyn kulut.

Verkkolaskutus nopeuttaa laskutusprosessia Finanssialan keskusliiton (FKL) tutkimuksen mukaan jopa 5,5 minuuttia yhden laskun käsittelyssä. Merkittävää aikasäästöä syntyy siis erityisesti yrityksissä, jotka laskuttavat paljon ja voivat käyttää paperilaskujen manuaalisen käsittelyn ajan muihin resursseihin.

Verkkolaskun maksaminen on helppoa, joten se on hyvää asiakaspalvelua. Verkkolasku ei voi myöskään hukkua samaan tapaan kuin paperilaskut tai sähköpostilaskut. Kun asiakkaan tarvitsee vain tarkastaa ja hyväksyä lasku taloushallintojärjestelmässään, laskun saatava kotiutuu myös nopeammin.

Verkkolaskut säästävät myös luontoa, sillä paperitarvikkeita tai postin kuljettamista ei tarvita. Finanssialan keskusliiton tutkimuksen mukaan verkkolaskun hiilijalan jälki on vain kolmannes paperilaskuun verrattuna.

Viimeistään nyt on siis jokaisen yrityksen kannattavaa varmistaa, että voivat lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja. Tutustu Kontion laskutuspalveluun, joka mahdollistaa verkkolaskujen lähettämisen ja lakimuutoksen mukanaan tuoman velvoitteen täyttämisen.