Mitä jos asiakas ei maksa laskua?

Mitä tulisi tehdä, kun asiakas ei maksa laskuaan? Tämä kysymys tulee yrittäjälle eteen viimeistään silloin, kun maksu on myöhässä ja perintätoimiston palveluita tarvitaan heti. Tilannetta kannattaa kuitenkin suunnitella aikaisemminkin, sillä asiakkaiden maksujen myöhästymiselle on suora vaikutus yrityksen maksuvalmiuteen, joten myyntisaatavien kotiuttaminen ajallaan on yrityksen taloudelle erityisen tärkeää. Tässä artikkelissa kerromme, kuinka toimia, jos asiakkaan maksu on myöhässä.

Sisältö:

Toimi näin, kun maksu on myöhässä
Perintätoimisto ohjaa asiakkaan maksukäyttäytymistä
Ennaltaehkäise maksamattomia laskuja
Erääntyneiden saatavien myynti

Toimi näin, kun maksu on myöhässä

Kun asiakas ei maksa laskua ja maksu on myöhässä, kannattaa ryhtyä toimeen viipymättä. Maksumuistutusta ja perintätoimien lykkäämistä ei kannata lykätä, sillä nopea toiminta edistää perinnän onnistumista. Perinnän viivästyttäminen saattaa myös johtaa tilanteeseen, jossa asiakas ei priorisoi yrityksesi laskujen maksua, koska maksamatta jättäminen ei aiheuta mitään toimenpiteitä.

1.     Ota yhteyttä asiakkaaseen

Joskus laskun maksu voi myöhästyä täysin inhimillisestä syystä, kuten unohduksesta tai laskun katoamisesta. Useat kuluttajille palveluitaan tarjoavat yritykset ottavat asiakkaaseen yhteyttä esimerkiksi tekstiviestitse ennen virallisen maksumuistutuksen lähetystä. Myös yrittäjäasiakkaita voi rohkeasti lähestyä kyselemällä maksun perään, sillä hyvästä asiakkaasta ei kannata luopua yhden unohduksen tai viivästyksen vuoksi Tämä on erityisen suositeltavaa, mikäli asiakas on sinulle erittäin tärkeä tai teillä on pitkäaikainen asiakkuussuhde, jossa ei aikaisemmin ole ollut maksuvaikeuksia.

2.     Lähetä maksumuistutus

Ensimmäinen virallinen vaihe on lähettää asiakkaalle maksumuistutus viivästyneestä maksusta. Maksumuistutus tarkoittaa kirjallista ilmoitusta maksamattomasta laskusta. Kuluttaja-asiakkaille virallinen maksumuistutus voidaan lähettää aikaisintaan 14 vuorokauden kuluttua alkuperäisestä eräpäivästä, mutta yritysten välisessä kaupassa maksumuistutus voidaan lähettää välittömästi eräpäivän jälkeen.

Maksumuistutuksen tulee ilmetä mitä laskua muistutus koskee ja maksuohjeet. Huomautukseen kannattaa lisätä myös toimintaohjeet sen varalta, että asiakas tietää, ettei pysty suorittamaan maksuja eräpäivään mennessä. Yritys voi lähettää maksumuistutuksen itse, mutta tarvittaessa perintätoimisto voi tehdä tämän yrityksen puolesta.

3.     Siirrä saatava perintään

Mikäli lasku on maksumuistutuksesta huolimatta edelleen maksamatta, kannattaa erääntynyt saatava siirtää asiantuntevalle perintätoimistolle. Perinnän tekeminen oikeaoppisesti itse vie usein tarpeettoman paljon aikaa ja muita resursseja, sekä saattaa olla raskasta tunnepuolella. Perintätoimistolla puolestaan on taustalla paljon kokemusta erilaisista velallisista, sekä toimivat prosessit maksun perintään jokaisessa perinnän vaiheessa.

Vaikka perinnän ulkoistaa, ammattitaitoinen perintätoimisto hoitaa perinnän velkojan ja velallisen asiakassuhdetta kunnioittaen. Perintätoimiston tekemä perintä on tehokkaampaa myös siksi, että perintätoimiston kanssa asioiminen tuo asiaan vakuuttavuutta, joka lisää asiakkaiden maksuhalukkuutta.

Perintätoimisto ohjaa asiakkaan maksukäyttäytymistä

Perintätoimiston käytössä ei ole kysymys vain resurssien säästöstä, sillä perintätoimiston hyväksi todetuilla toimintatavoilla saadaan aikaiseksi kaikkia osapuolia tyydyttäviä tuloksia. Auttamalla asiakasta maksujen suorittamisessa, joustamalla oikeassa tilanteessa tarpeen mukaan ja aktiivisella yhteistyöllä asiakkaan kanssa perintätoimisto voi tehdä perinnästä asiakasystävällisen kokemuksen. Näin perintää voidaan toteuttaa myös kustannustehokkaammin ja nopeuttaa saatavien kotiuttamista.

Ennaltaehkäise maksamattomia laskuja

Maksamattomiin laskuihin voi vaikuttaa myös ennakoimalla ja hiomalla yrityksen luottopolitiikkaa, eli yhteiset säännöt siitä miten luottoa myönnetään. Kirjallisen luottopolitiikka huomioi esimerkiksi nämä:

1.     Laskutus- ja perintäprosessi kuntoon

Helpoin tapa välttää maksamattomia laskuja on varmistaa, että yrityksen laskutus ja saatavien hallinta prosessit ovat toimivia, jotta asiakas ei jätä laskua maksamatta virheellisen tai kadonneen laskun vuoksi. Yrityksellä kannattaa olla valmis toimintasuunnitelma laskun perintään, jos maksua ei syytä tai toisesta tule. Valitsemalla kumppanikseen ammattimaisen perintätoimiston, yritys voi varmistaa, että perintätoimet alkavat riittävän ajoissa.

2.     Tarkista asiakkaan taustat

Uuden asiakkaan maksukyvyn tarkistaminen ennen laskulla myyntiä on helpoin tapa ehkäistä maksamattomia laskuja. Mitä suuremmista summista on kyse, sen kriittisempää yrityksen luottotietojen tarkistaminen on. Tämä onnistuu helposti eri luottotietopalvelujen avulla, joita tarjoavat esimerkiksi Bisnode ja Asiakastieto.

3.     Tarkasta maksuehdot

Käytä mieluummin lyhyttä maksuehtoa, mikäli pitkälle maksuehdolle ei ole perusteita. Voit myös laskuttaa ennakkoon tai jakaa laskun useampaan erään sopivassa tilanteessa. Maksuehtoa voi myös soveltaa tilauksen ja asiakkaan mukaan, sekä muuttaa tarvittaessa matkan varrella. Erityisesti jos asiakkaalla on ollut maksuvaikeuksia, kannattaa maksuehto tarkastaa ja siirtyä tarvittaessa ennakkolaskutukseen.

4.     Valvo asiakkaiden maksukäyttäytymistä

Asiakkaan luottotiedot ja maksukyvyt tarkistetaan usein ennen ensimmäistä laskutusta, mutta on myös tärkeä muistaa valvoa nykyisten asiakkaiden maksukäyttäytymistä ja maksukykyä. Tämä on helppoa luottotietoyhtiöiden valvontapalveluiden avulla tai saatavien hallintaan integroidulla tietopalvelulla. Esimerkiksi toimeksiantajien Kontio Online palvelussa voi saatavien hallinnan lisäksi tarkastaa ja automaattisesti valvoa asiakkaiden maksukykyä.

5.     Tarkasta sopimus- ja peruutusehdot

Maksuehtojen lisäksi yrityksen muu sopimuspolitiikka, kuten peruutusehdot, vakuusjärjestelyt ja toimitussopimus, on hyvä tarkastaa säännöllisesti. Sopimuksen ehdoista kannattaa viestiä asiakkaille avoimesti jo asiakassuhteen alussa, jotta vältytään väärinkäsityksiltä.

Erääntyneiden saatavien myynti

Osana yrityksen luotonhallinta voidaan hyödyntää erääntyneiden saatavien myyntiä. Mikäli asiakas ei maksa laskuaan, voi myyntisaatavan myydä perintätoimistolle, mikäli yrityksen maksuvalmius ei kestä pitkää ja epävarmaa perintäprosessia. Myydyt saatavat siirtyvät perintätoimiston omaisuudeksi, joten saatavien myynnillä on mahdollista myös välttää luottotappiota.

• Parantaa yrityksen maksuvalmiutta
• Auttaa liiketoiminnan ennustettavuutta
• Ehkäisee luottotappiota
• Vapauttaa resursseja omaan liiketoimintaan

Kontio Perintä ostaa erääntyneitä saatavia niin kertaluontoisesti, kuin jatkuvalla sopimuksella. Lue lisää erääntyneiden saatavien myynnistä ja pyydä tarjous!